Bis spätestens 30. Januar muss bei der zuständigen AHV-Kasse die 'AHV-Abrechnung' vorliegen.
Bitte beachten Sie, dass die AHV-Kassen auf Lohndeklarationen welche sie erst im Februar erhält, auf die Restschuld ein Verzugszins von 5% ab 1. Januar in Rechnung stellt.
Damit evtl. unter der falschen Lohnart erfasste TG-Lohnzahlungen (z.B. TG wurde unter TG-ArbG statt TG Versicherung erfasst) noch vor dem erstellen / versenden der Lohndeklerationen korrigiert werden können, müssen die Prüfungen und Buchungen gemäss Kapitel 'Taggelder abgrenzen und TG-Transitkonten kontrollieren' vor dem erstellen der Lohndeklerationen vorgenommen werden.
AHV Lohndaten aufbereiten:
Unter dem Menü 'Personal', 'AHV-Abrechnung' muss die Periode und evtl. weitere Filter festgelegt werden.
Damit bei ArbN mit welchen per ende Jahr ein Anstellungsverhältnis bestand kein [X] in der Spalte 'Austritt' steht, kann dieses in der aufbereiteten Excel-Datei gelöscht werden.
Wenn die 'AHV-Abrechnung' in Papierform gesendet wird, kann das Bis-Datum (bevor die AHV Lohndaten aufbereitet werden), in der letzten Anstellungsperiode gelöscht werden.
AHV-Abrechnung drucken:
Wenn die 'AHV Lohndaten' wie oben beschrieben aufbereitet sind, wird die 'AHV-Abrechnung' einmal gedruckt.
Diese AHV-Abrechnung wird darauf geprüft, dass keine 17-jährigen und jüngere enthalten sind.
AHV-Abrechnung mit Datum und Unterschrift versehen.
Eine Kopien der AHV-Abrechnung erstellen und wie folgt ablegen:
einmal für 'Abschluss-Ordner', Register 'AHV'
einmal für den Versand an die AHV/SVA (Personaldienstleister, welche die AHV-Lohndaten mittels Excel-Datei übermitteln, müssen die AHV-Abrechnung nicht senden)!
Die 'AHV-Abrechnung' wird bei allen Lohnbuchhaltungskontrollen durch die entsprechenden Revisonsstellen verlangt.
Die Saldoabstimmung des Konto '2001 Kreditor AHV' und '20012 Kinder-/Ausbildungszulagen' ist im Kapitel AHV abstimmen beschrieben.
Die AHV sendet jährlich den ArbG eine Lohndeklaration welche wie folgt verarbeitet wird:
Wenn Sie die AHV-Lohndaten (wie unten beschrieben) mittels Excel übermitteln, wird diese Lohndeklaration nicht benötigt.
Wenn Sie der AHV-Kasse die AHV-Lohndaten mittels 'AHV-Abrechnung' zustellen, muss die Lohndeklaration auf Basis der AHV-Abrechnung ausgefüllt und mit der AHV-Abrechnung zusammen der AHV-Kasse per Post zugestellt werden.
Zudem muss die Lohndeklaration kopiert und mit der AHV-Abrechnung zusammen im Abschluss-Ordner, Register [AHV] abgelegt werden.
AHV-Lohndaten mittels Excel übermitteln:
Damit Arbeitgeber von reduzierten AHV-Verwaltungskosten profitieren, müssen die AHV-Lohndaten gemäss Anweisungen der zuständigen AHV-Kasse und gemäss folgendem Workflow mittels Excel-Datei übermittelt werden.
B&F Solutions kann nicht garantieren, dass folgender Workflow der Datenübermittlung mit allen AHV/SVA-Kassen möglich ist. Bei Unklarheiten wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige AHV / SVA-Kasse
Voraussetzung für die Übermittlung der AHV-Lohndaten:
Die Excel-Vorlage 'Lohnmededatei.xlsx' muss unter unter Dokumente im Ordner Vorlagen (Tpl) gespeichert werden.
Die ArbN müssen eine AHV-Nr. haben. Falls die AHV-Nr. fehlt, muss '756.9999.9999.99' erfasst werden.
Wenn nur Comatic (exkl. TWM) installiert / lizenziert ist, besteht die Schaltfläche [Lohnmeldedatei erstellen] nicht.
Unter dem Menü 'Personal', 'AHV-Abrechnung' öffnen.
Im Feld 'Jahr' das entsprechende Jahr bestimmen.
Im Feld 'Kanton' muss der Kanton Ihres Firmensitzes ausgewählt werden.
Mittels Schaltfläche [Lohnmeldedatei erstellen] die Excel-Datei erstellen. (Die Datei wird auf dem Desktop gespeichert).
Unter www.consimo.ch, 'PARTNERWEB', finden Sie eine 'Anleitung zur Einrichtung und Nutzung' des Webportal.
Führen Sie die Arbeitsschritte gemäss dieser Anleitung aus.
Übermitteln Sie die Excel-Datei gemäss der consimo Anleitung.
Die Excel-Datei wird unter der Mandantenadresse, in der Dokumentenverwaltung unter dem Ordner 'Abschluss'\JJJJ gespeichert.
Die Saldoabstimmung des Konto '2001 Kreditor AHV' ist im Kapitel AHV abstimmen beschrieben.
Verwaltung und Buchungslogik des Ferien- und 13.-Monatslohnanteil:
Aufgrund folgender Buchungslogik betreffend Ferien und 13.-Monatslohn ergibt sich eine Differenz zwischen dem Betrag gemäss AHV-pflichtigen Aufwandskontos, bzw. Lohnarten und der Lohnsumme gemäss AHV-Abrechnung.
Datum:
Lohnartenbezeichnung:
Soll:
Haben:
Betrag:
Lohnabr.
311 Ferienanteil
4000
2011
100.00
Lohnabr.
320 Ferienanteil RS in Fond
2011
4000
100.00
Lohnabr.
1. Automatisch wird zur RS des Ferienanteil durch System gebucht
4000
2011
100.00
Lohnabr.
2. Automatisch wird zur RS des Ferienanteil durch System gebucht
